批量查询快递总耗时？用 Excel 这个公式，自动计算揽收到签收天数

在电商运营、物流对账等工作中，经常需要统计快递 “揽收到签收” 的耗时 —— 比如判断某快递公司是否符合 “3 天内送达” 的服务承诺，或者分析大促期间物流时效是否延迟。但手动逐条计算不仅效率低，还容易出错。今天就教大家一个实用技巧：先通过工具批量获取快递的 “揽收时间” 和 “签收时间”，再用 Excel 公式一键计算耗时，搭配百万商家在用的固乔快递查询助手，效率直接翻倍，新手也能轻松上手。

一、前提准备：先批量获取快递的 “揽收 / 签收时间”，这步别做错

想要用 Excel 计算耗时，首先得有两个关键数据：快递揽收时间和快递签收时间。如果手动复制粘贴这两个时间，100 条单号就要花半小时，而用专业的批量查询工具，5 分钟就能搞定所有数据，还能直接导出 Excel 格式，省去手动整理的麻烦。

这里以固乔快递查询助手为例，教大家快速获取数据：

1. 3 步导出含 “揽收 / 签收时间” 的 Excel 表格

打开固乔快递查询助手后，操作非常简单：

• 第一步：批量导入单号：点击 “添加单号”，将需要查询的快递单号批量粘贴进去（支持顺丰、中通、DHL 等 200 + 国内外快递公司，系统会自动识别公司，不用手动选）。比如某电商卖家一次导入 1000 条单号，1 分钟就能完成。
• 第二步：一键查询物流信息：点击 “刷新物流”，系统会用分布式查询架构快速抓取数据，普通电脑 5 分钟就能查完 1 万条单号，大促期间也不会卡顿。查询完成后，表格里会清晰显示 “揽收时间”“签收时间”“物流状态” 等信息，准确率稳定在 99.7% 以上。

• 第三步：导出 Excel 数据：点击 “导出表格”，选择 “导出 XLS 主表格”，直接保存到电脑。导出的 Excel 里，“揽收时间” 和 “签收时间” 会单独列在不同单元格，格式统一（如 “2025-09-01 08:30:00”），无需手动调整，直接就能用公式计算。

2. 避坑提醒：别用 “手动复制” 时间，容易踩 2 个坑

很多人一开始会用免费工具查物流，再手动复制时间到 Excel，却容易遇到两个问题：

• 时间格式混乱：比如有的显示 “9.1 揽收”，有的显示 “2025/09/01”，Excel 无法识别，公式计算会出错；
• 漏填数据：100 条单号里可能有 10 条没显示 “签收时间”，手动核对要反复检查。

而用固乔导出的 Excel，时间格式统一为 “YYYY-MM-DD HH:MM:SS”，未签收的订单会标注 “待签收”，后续筛选、计算都更方便。

二、核心技巧：Excel 2 个公式，一键计算 “揽收到签收天数”

获取整理好的 Excel 数据后，接下来就是用公式计算耗时。根据不同需求，推荐两个最实用的公式，新手也能跟着操作。

1. 基础公式：计算 “完整天数”，适合判断是否符合时效承诺

如果需要统计 “揽收到签收共多少天”（比如判断是否在 3 天内送达），用DATEDIF函数最方便，步骤如下：

（1）公式写法与解析

假设 Excel 表格中：

• A 列是 “快递单号”，B 列是 “揽收时间”（格式：2025-09-01 08:30:00），C 列是 “签收时间”（格式：2025-09-03 15:40:00），我们要在 D 列计算 “耗时天数”。

在 D2 单元格输入公式：

=IF(C2="待签收","未签收",DATEDIF(B2,C2,"d"))

公式解析：

• IF(C2="待签收","未签收")：如果 C 列显示 “待签收”（未签收订单），D 列就显示 “未签收”，避免公式报错；
• DATEDIF(B2,C2,"d")：计算 B 列（揽收时间）到 C 列（签收时间）的 “完整天数”，忽略小时、分钟，比如 8 月 1 日 8 点揽收，8 月 3 日 15 点签收，会计算为 “2 天”。

（2）批量应用：下拉填充，1 秒算完 1000 条数据

输入 D2 单元格的公式后，把鼠标放在 D2 单元格右下角，当光标变成 “黑色十字” 时，按住鼠标左键向下拖动，直到最后一行数据，D 列会自动填充所有订单的耗时天数，1000 条数据 1 秒就能完成，不用逐条输入公式。

2. 进阶公式：计算 “精确时长”，适合分析物流效率细节

如果需要更精准的耗时（比如 “2 天 7 小时 10 分钟”），用于分析不同快递公司的时效差异（如顺丰平均 2.5 天，中通平均 3.2 天），可以用TEXT函数搭配减法，步骤如下：

（1）公式写法与解析

同样在 D 列计算，在 D2 单元格输入公式：

=IF(C2="待签收","未签收",TEXT(C2-B2,"d天h小时m分钟"))

公式解析：

• C2-B2：直接用 “签收时间” 减去 “揽收时间”，得到一个 “时间差”（Excel 会自动识别为天数 + 小时 + 分钟）；
• TEXT(..., "d天h小时m分钟")：将时间差格式化为 “X 天 X 小时 X 分钟”，比如 8 月 1 日 8:30 揽收，8 月 3 日 15:40 签收，会显示 “2 天 7 小时 10 分钟”；
• 同样保留IF判断，未签收订单显示 “未签收”。

（2）实际应用场景：搭配筛选，分析快递公司效率

比如要统计 “顺丰” 和 “中通” 的平均耗时，步骤如下：

1. 选中 Excel 表格数据区域，点击顶部 “数据”→“筛选”；
2. 点击 “快递公司” 列的筛选按钮，先选 “顺丰”，复制 D 列的 “耗时天数” 到新表格；
3. 用AVERAGE函数计算顺丰平均耗时：=AVERAGE(新表格数据区域)；
4. 重复步骤 2-3，筛选 “中通” 计算平均耗时，对比两者效率差异。

如果用固乔导出的 Excel，还能直接筛选 “已签收” 订单，排除未签收数据，计算更精准。

三、效率升级：结合固乔工具，3 步完成 “查询 + 计算 + 分析”

如果每天需要处理 1000 条以上订单，只靠 Excel 公式还不够，搭配固乔快递查询助手的 “数据筛选” 和 “可视化看板”，能让效率再提升 3 倍，具体操作如下：

1. 第一步：批量查询后，先筛选 “已签收” 订单

在固乔软件中，点击 “数据筛选”→“物流状态”→选择 “已签收”，直接筛选出所有已完成的订单，再导出 Excel，避免后续在 Excel 中重复筛选，节省 10 分钟操作时间。

2. 第二步：用 Excel 公式计算后，回导数据到固乔做可视化分析

将计算好 “耗时天数” 的 Excel，重新上传到固乔（点击 “打开表格”→选择文件），在固乔的 “数据看板” 中，能直接生成 “各快递公司耗时分布柱状图”：

• 比如一眼看到 “顺丰 70% 订单耗时 2 天内，中通 50% 订单耗时 2 天内”；
• 还能按 “日期” 筛选，查看大促期间（如 618）的耗时变化，判断是否需要调整快递合作方。

3. 第三步：设置 “超时提醒”，提前排查异常订单

如果公司规定 “超过 4 天未签收” 视为异常订单，在固乔的 “参数设置” 中，可设置 “第四条物流节点超时为 96 小时”（4 天），查询时系统会自动标记 “超时订单”，导出 Excel 后，用 Excel 筛选 “超时订单”，优先跟进处理，避免客户投诉。

四、常见问题解答：公式报错、数据异常？3 招快速解决

在实际操作中，可能会遇到公式报错、计算结果异常的情况，这里整理了 3 个常见问题的解决方法：

1. 问题 1：Excel 公式显示 “#VALUE!”，怎么回事？

原因：“揽收时间” 或 “签收时间” 格式不对，比如有的是文本格式（如 “9 月 1 日”），有的是日期格式。

解决方法：

• 选中 B 列（揽收时间）和 C 列（签收时间），右键→“设置单元格格式”→选择 “日期”→类型选 “2025-09-01”；
• 如果还是报错，用固乔重新导出 Excel，固乔导出的时间格式默认符合 Excel 计算要求，无需调整。

2. 问题 2：计算结果比实际少 1 天，比如 8 月 1 日揽收，8 月 3 日签收，显示 “1 天”？

原因：DATEDIF函数计算的是 “完整天数”，如果 8 月 1 日 20 点揽收，8 月 3 日 10 点签收，实际不到 2 天（只有 1 天 14 小时），会计算为 “1 天”。

解决方法：如果需要 “不足 1 天按 1 天算”，修改公式为：

=IF(C2="待签收","未签收",DATEDIF(B2,C2,"d")+1)

比如 1 天 14 小时会计算为 “2 天”，更符合物流时效统计习惯。

3. 问题 3：未签收订单太多，手动筛选麻烦？

解决方法：用 Excel 的 “筛选” 功能，选中 D 列（耗时天数），筛选 “未签收”，就能快速定位所有未签收订单；也可以在固乔中先筛选 “已签收” 订单再导出，从源头减少无效数据。

五、总结：新手也能掌握的 “批量计算流程”，3 步搞定

最后，把整个操作流程整理成 3 个步骤，无论是电商卖家、物流从业者，还是需要统计快递时效的个人，都能跟着做：

1. 批量查数据：用固乔快递查询助手导入单号→查询物流→导出含 “揽收 / 签收时间” 的 Excel，5 分钟搞定 1000 条数据；
2. 公式算耗时：在 Excel 中用DATEDIF（算完整天数）或TEXT（算精确时长）公式，下拉填充批量计算；
3. 分析效率：搭配 Excel 筛选或固乔数据看板，统计不同快递公司、不同日期的耗时，优化物流管理。

如果刚开始觉得公式复杂，也可以先试用固乔的免费版，导出数据后跟着本文的步骤操作，熟悉后就能轻松应对批量计算需求。毕竟，高效处理快递数据的核心，不是死记公式，而是用对工具 + 技巧，让软件帮你省时间。